Anleitung: Wie du dich auf eine kritische Rückmeldung vorbereiten kannst

Für unsere persönliche und berufliche Entwicklung ist es sehr wichtig, dass wir Rückmeldungen erhalten darüber, wie unser Handeln, unsere Angebote und Leistungen sowie unser Verhalten bei anderen Menschen ankommt. Häufig fällt es uns allerdings schwer, Kritik konstruktiv zu äußern und ebenso, Kritik zu empfangen. Wir betrachten Kritik als etwas Negatives. Dabei ist es eher das eigene Unvermögen, die richtigen Worte zu finden oder mit der kritischen Rückmeldung konstruktiv umzugehen. Wenn du einem Freund, einer Kollegin oder deiner Chefin eine kritische Rückmeldung geben möchtest, dann bereite dich gründlich darauf vor. In diesem Blogbeitrag empfehle ich dir 5 Tipps, wie du die erlebte Situation für dich ganz persönlich reflektieren kannst. Außerdem gebe ich dir Hinweise für die Vorbereitung auf eine kritische Rückmeldung.

5 Tipps für deine persönliche Reflexion der Situation, wenn du eine kritische Rückmeldung geben möchtest

Das, was wir über eine Situation oder über eine Person denken, hat viel mehr mit uns selbst zu tun als mit unserem Gegenüber. Wenn etwas nicht so ist, wie wir es gewohnt sind, es uns wünschen oder mögen, dann tauchen Gefühle auf. Oft ist es das Gefühl von Ärger, das ganz langsam in unser Bewusstsein träufelt. Zu Anfang nehmen wir das Geschehen lediglich zur Kenntnis. Je häufiger in uns allerdings Gefühle von Unwohlsein aufkommen, desto mehr sammeln und addieren wir auf. Es ist wie bei einem Rabattmarkenheft: nach und nach freuen wir uns sogar darauf, es zu füllen. Jedes Mal, wenn die Situation auftritt, sagen wir so etwas wie: „Siehste, da ist es schon wieder. Andauernd macht sie/er das.“

Du ahnst schon, wohin das führt. Unser Ärger staut sich auf, wir reagieren immer empfindsamer und irgendwann platzt uns der Kragen. Wir entladen unsere Emotionen und kippen dem anderen unseren emotionalen Müll vor die Füße. Wir urteilen, bewerten, schimpfen, machen Vorwürfe, klagen an, jammern, drohen. Wir wünschen uns, dass der andere endlich einsieht, einen Fehler gemacht zu haben. Das wird nicht passieren. Die Situation verschlimmert sich in der Regel. Der andere reagiert auf all diese verletztenden, wenig konstruktiven Formulierungen, entweder mit Rechtfertigung, Rückzug, Verteidigung oder sogar Angriff.

Deshalb ist es umso wichtiger, dass du dich mit der Situation und deinen Anteilen auseinandersetzt.

Im nächsten Abschnitt gebe ich dir Hinweise, mit denen du dein Erleben reflektieren kannst. Am Ende eines jeden Tipps steht eine Frage, die dich in deinem Prozess begleitet.

# Tipp 1: Übernimm Verantwortung für deine Gefühle und Bedürfnisse

In der Regel haben wir bestimmte Erwartungen an Situtionen und Menschen. Wenn diese nicht erfüllt werden, spüren wir Gefühle, wie beispielsweise Ärger. Daraus ergeben sich manches Mal Vorwürfe, die wir in Gedanken an den anderen richten. Hinter jedem Vorwurf steckt also ein Bedürfnis. Verantwortung für unsere Gefühle übernehmen wir, indem wir unsere Gefühle identifizieren und mit unseren Bedürfnissen begründen. Wir ermitteln unsere Bedürfnisse und fragen uns, was brauche ich, was liebe ich, was ist mir wertvoll, was schätze, bevorzuge, wünsche ich.

Hier einige Beispiele für bedürfnisorientierte Sprachmuster:

• „Ich bin traurig, weil ich gern mehr Zeit für meine Frage gehabt hätte.“
• „Es macht mich sauer, wenn in deinem Text Rechtschreibfehler vorkommen, weil mir wichtig ist, dass unser Unternehmen nach außen professionell auftritt.“
• „Ich bin wütend, weil die Gruppenmoderatorin ihre Zusage nicht gehalten hat und weil ich mich auf ein ausführliches Webinar eingestellt hatte und direkt danach meine Präsentation mit diesen Hinweisen überarbeiten wolle.“
• „Ich ärgere mich, weil die Inhalte für diesen Kurs im Nachhinein geändert wurden und ich mich auf die Angaben im Angebot verlassen hatte.“

Wir sind verantwortlich für das, was wir fühlen und sonst niemand. Ein und dieselbe Situation kann bei Menschen zu ganz unterschiedlichen Gefühlen führen. Wenn die Freundin zu unseren Treffen regelmäßig zu spät kommt, kann das bei mir selbst zu Ärger führen, den ich vielleicht lange herunterschlucke. Jemand anderes würde eventuell ganz anders darauf reagieren. Er fühlt sich nicht aktiviert, es stört ihn gar nicht. Er schaut sich dann die Menschen um ihn herum an, checkt seine E-Mails oder genießt die Sonne.

Welches Bedürfnis kommt in der aktuell für dich kritischen Situation zu kurz?

# Tipp 2: Mache eine Pause zwischen der Situation und deiner Reaktion darauf

Ideal ist es, zeitnah zu sagen, was das Zuspätkommen in mir auslöst und was ich mir stattdessen wünsche. Meist reagieren wir allerdings erst, wenn das Fass überläuft. Das ist fatal, weil unsere Reaktion immer stärker emotional gefärbt ist. Wir reagieren häufig nicht auf die aktuelle Situation, sondern verknüpfen diese mit Gefühlen aus vergangenen Erlebnissen. Und das kann weit zurückliegen und sehr unbewusst sein.

Damit dein Gegenüber nicht deine gesamte emotionale Ladung abbekommt, ist es wichtig, dass du eine Pause machst zwischen Reiz und Reaktion. Beruhige dich und verlasse gegebenenfalls die Situation. Entlade all dein Fühlen in einem geschützten Raum. Nutz deine Stimme und deinen Körper, um all dein Fühlen auszudrücken. Im Anschluss reflektiere und frage dich, was du brauchst, was dir helfen würde, was du dir stattdessen wünschst. Es kann auch sinnvoll sein, eine Freundin zu bitten, dir bei dieser Reflexion den Raum zu halten, präsent zu sein und zu spiegeln, was sie wahrnimmt und von dir hört. Dieses  Vorgehen ist angelehnt an die Reflecting-Team-Methode und öffnet die Sicht für die eigenen Anteile.

Was tust du, um dich emotional zu beruhigen?

# Tipp 3: Lass nicht zu, dass sich deine Gefühle zu Emotionen anstauen

Wenn wir unseren Gefühlen keinen Ausdruck verleihen, sammeln sie sich in unserem emotionalen Gedächtnis an und kommen auf anderem Wege an die Oberfläche. In meiner Arbeit unterscheide ich Gefühle von Emotionen. Wichtig zu verstehen ist, dass ein reines Gefühl ganz unschuldig daherkommt, sich spontan ausdrückt und vorüberzieht wie ein Gewitter. Danach ist die Luft rein und klar. Eine Emotion kommt aus der Vergangenheit, drückt alten Schmerz aus, trennt dich vom anderen und hat meist keine Ohren – macht Vorwürfe und kann nicht gut zuhören.

Stärke deine emotionale Kompetenz

• Lerne deine Gefühle zu identifizieren,
• unterscheide Emotionen von Gefühlen,
• finde einen Ausdruck für dein Fühlen,
• erkunde deine Bedürfnisse, die sich durch deine Gefühle ausdrücken,
• formuliere bedürfnisorientierte Sprachmuster

Welche Gefühle hast du in der aktuellen Sitation?

# Tipp 4: Mache einen Unterschied zwischen Auslöser und Ursache

Die Ursache unserer Gefühle sind unsere Bedürfnisse. Das Verhalten des anderen ist der Auslöser, es weist uns auf unsere Bedürfnisse hin. Wir verhalten uns so, dass Bedürfnisse anderer manchmal erfüllt sind und manchmal nicht erfüllt sind. Wir fühlen uns dann froh, befriedigt oder eben traurig, frustriert oder verärgert.

Also nicht die Handlungen des anderen lassen uns Gefühle erleben, sondern unsere erfüllten oder nicht erfüllten Bedürfnisse. Oft wissen wir nicht, welches Bedürfnis im Moment unerfüllt ist. Die Klarheit über unsere Bedürfnisse versetzt uns in die Lage, eine ganz konkrete Bitte an den anderen zu richten, die auf die Erfüllung unseres Bedürfnisses gerichtet ist.

Bedürfnisse – Ausdruck der Lebensenergie

Sobald wir unsere Aufmerksamkeit auf Bedürfnisse richten, wird uns im zwischenmenschlichen Miteinander das Verbindende deutlich. Das kann entscheidend in Konfliktsituationen sein. Wir beziehen uns auf die Bedürfnisse hinter den unterschiedlichen Positionen, das nimmt die Eskalationsdynamik raus. Widerstand und Misstrauen können abgebaut werden, weil beide Parteien mit ihren Bedürfnissen, die sie gemeinsam haben, in Kontakt kommen.

Welches Bedürfnis steckt hinter deinem Vorwurf? Was ist dir sehr wertvoll und wichtig?

# Tipp 5: Öffne dich für die Weltsicht des anderen und lass dich auf seine Sicht ein

Missverständnisse gehören in der Kommunikation zwischen Menschen dazu, weil jeder Mensch ein Individuum ist. Auch wenn ich glaube, jemanden gut zu kennen, heißt das nicht, dass ich weiß, was er denkt und fühlt und wie er reagieren wird. Die Frage ist nicht, ob ich mit meinem Denken Recht habe oder der andere Schuld ist an meiner Misere. Eine ganz wesentliche Frage ist, ob ich bereit bin, mich auf die Erlebniswelt des Anderen einzulassen. Bin ich bereit, die Welt – seine Sicht auf seine Welt – aus einer Perspektive zu sehen, die nicht meine ist und kann ich wirklich Empathie für diese andere Sicht zu empfinden?

Wie sieht der andere möglicherweise die Situation? Was könnte er/sie dazu denken, fühlen, brauchen?

Klar, präzise, beschreibend und subjektiv: Bereite dich auf eine kritische Rückmeldung gründlich vor

Je empfindlicher du bereits in der Situation innerlich reagierst, je beschädigter die Beziehung und je länger du wartest mit deiner Rückmeldung, desto wahrscheinlicher ist es, dass du im Gespräch selbst emotional reagierst. Du sagst Dinge, die du bereust oder verhältst dich in einer Weise, die dir hinterher leidtut. Bereite dich gründlich vor!

Verschaffe dir Klarheit über dein Ziel

Überlege dir im Vorfeld, was du mit deiner Kritik erreichen willst. Setz dir klare Ziele für das Gespräch. Überlege dir auch, was ein Mini- und Maximalziel sein könnte. Das ist in der Vorbereitung häufig der schwierigste Punkt, weil wir oft nur von unserer Wahrnehmung ausgehen und das Ziel vage bleibt. Versetzen wir uns in den anderen hinein, können wir vielleicht feststellen, dass unsere Erwartung gar nicht erfüllt werden können. Also, was möchten wir mindestens erreichen?

Sorge für geeignete Rahmenbedingungen

Sprich die Kritik (wie auch Lob oder sonstige Rückmeldungen) im geeigneten Rahmen an, – d.h. im Normalfall unter vier Augen. In Online-Gruppen nutze die persönliche Nachricht oder den Support. In der Regel ist es besser, persönlich darüber zu sprechen. Nimm dir Zeit und lass deinem Gegenüber Zeit, zu reagieren. Manchmal können wir es nur schriftlich formulieren, dann ist es gut, den Text vorzuschreiben, bis er für uns rund ist oder wir lassen jemanden gegenlesen. Je verfahrener die Situation, desto persönlicher sollte das Gespräch sein.

Sei präzise und konkret

Beschreibe zunächst die Situation, um die es geht (“gestern beim Meeting hast du …”) und konzentriere dich auf ein konkretes Problem, für das du dir eine Lösung wünschst. Vermeide Interpretationen und Verallgemeinerungen (“wahrscheinlich hast du da keine Erfahrungen, die anderen sagen auch …”) und spekulierende Äußerungen (“das lässt sich sowieso nie durchsetzen”).

Beschreibe, ohne zu werten oder zu interpretieren

Bleib bei dem, was dein Gegenüber gemacht oder gesagt hat (mich übergangen, mir das Wort abgeschnitten, vereinbarte Zusagen nicht eingehalten). Vermeide allgemeine Bewertungen, Anklagen, Beschuldigungen (“du bist ungerecht, berücksichtigst nur deine Lieblinge”), Moralisierungen (“das hätte ich nie von dir erwartet”), analysierende Bemerkungen (“das machst du ja nur, um dich beliebt zu machen”)

Trenne Person und Verhalten

Vermeide allgemeine Bewertungen und Abwertungen der Person („du bist rücksichtslos“ „das ist unprofessionell“). Sag stattdessen, was das Verhalten in dir auslöst und welche Auswirkungen das zur Folge hat („Du hast mich gestern übergangen, das hat mich geärgert“ bzw. „Du hast diese Aufgabe gestellt, obwohl du wusstest, dass die Hälfte der Mitglieder derzeit in anderen Projekten aktiv ist und daher wenig Zeit für diese Aufgabe hat.“).

Äußere deine Meinung und dein Gefühl

Sprich von deiner eigenen Meinung/Betroffenheit/deinen Gefühlen anstatt sich hinter „man“ oder „Du-Appellen“ zu verstecken. Teile deine Beobachtungen als Beobachtungen, deine Vermutungen als Vermutungen, deine Gefühle als Gefühle und deine Meinung als Meinung mit. „Ich habe mich geärgert …”. “Ich bin enttäuscht …”. „Ich denke, dass…“, „mir ist aufgefallen…“ statt allgemein: „man sollte die Regeln einhalten“.

Fazit: Die Vorbereitung auf eine kritische Rückmeldung ist der vielleicht wichtigste Baustein zur wertschätzenden Kommunikation

In meinem Beitrag habe ich mich auf die Vorbereitung einer kritischen Rückmeldung als einen sehr wichtigen Aspekt von wertschätzender Kommunikation bezogen. Außen vor bleibt, wie ich eine kritische Rückmeldung formuliere und wie ich eine positive Rückmeldung gebe, in Form von Anerkennung und Lob (wobei ich einen Unterschied zwischen Lob und Anerkennung mache). Über diese beiden Formen wertschätzender Kommunikation schreibe ich in einem der nächsten Beiträge.

Außerdem ist Kommunikation keine Einbahnstraße; ich formuliere ja nicht meine Kritik, drehe mich danach um und gehe, sondern ich bin interessiert, wie meine Äußerung bei meinem Gegenüber ankommt. Ich möchte wissen, wie er die Situation für sich bewertet und ob er meiner Bitte nachkommt oder andere Ideen zur Lösung anbietet. Und es kann sein, dass ich mich vor der Reaktion etwas fürchte und auch dies hat Einfluss auf meine Art und Weise, meine Kritik zu äußern. Die Fähigkeit, Kritik anzunehmen, ist ein weiterer wichtiger Baustein in der wertschätzenden Kommunikation. Denn, so wie ich verantwortlich bin für meine Gefühle und Bedürfnisse, so ist auch mein Gegenüber für sein Fühlen verantwortlich und dafür, zu wissen, was er benötigt und dieses auch auszudrücken. Bei allem Bemühen meinerseite, sorgsamer und gründlicher Vorbereitung und herzoffener Empathie kann es passieren, dass mein Gegenüber sehr gekränkt, traurig, destruktiv, wütend, beleidigt oder stumm auf meine Äußerung reagiert. Das kann viele Gründe haben. Auch darüber werde ich noch schreiben. Ich denke, Kritikfähigkeit kann jeder Mensch lernen und so einen Beitrag leisten zu mehr Wertschätzung in der Kommuniktion und einem Miteinander, das verbindet, bereichert und uns wachsen lässt.

Für mich gibt es nur ein Mittel, um die Achtung vor mir selbst nicht einzubüßen: fortwährende Kritik.” Christian Morgenstern